Ein Tischler aus Lemgo, eine Spedition in Gütersloh, ein Steuerbüro in Herford. Alle drei haben im letzten Jahr irgendwann den Satz gehört: „Da müssten Sie mal was mit KI machen.“ Danach kommt meistens ein Angebot über einen Workshop, ein paar Folien und eine Rechnung. Was fehlt, ist die Antwort auf die eigentliche Frage: Welcher Ablauf in meinem Betrieb wird mit KI messbar billiger oder schneller und welcher nicht?
Genau dafür bezahlen Sie einen KI-Berater. Für alles andere reicht ein Fachartikel.
Was ein KI-Berater liefern sollte
Eine brauchbare Beratung beginnt mit Zahlen aus Ihrem Haus. Wie viele Anrufe kommen am Tag rein, wie viele davon sind Terminfragen? Wie lange dauert ein Angebot, wie oft wird nachgefragt? Erst wenn zwei oder drei Abläufe so vermessen sind, lässt sich sagen, ob eine Automatisierung den Aufwand trägt.
Danach kommt die Datenfrage. Kundendaten, Personalakten, Mandantenunterlagen: Darf das überhaupt zu einem Dienst außerhalb der EU? Ein Berater, der diese Frage nicht von sich aus stellt, rechnet die Datenschutzkosten nicht mit. Lokal betriebene Open-Source-Modelle auf eigener Hardware oder auf Servern in Deutschland sind eine Antwort darauf, aber nicht die einzige.
Am Ende steht ein schriftlicher Bericht. Darin darf auch stehen, dass sich ein Vorhaben nicht lohnt. Wer nach der Beratung nur „ja, machen wir“ hören kann, hat Vertrieb gekauft.
| Gute Beratung liefert | Warnsignal |
|---|---|
| Zahlen zu zwei oder drei konkreten Abläufen | Folien über „das Potenzial von KI“ |
| Aussage, wo die Daten verarbeitet werden | Werkzeug steht vor der Analyse schon fest |
| Schriftlichen Bericht mit Empfehlung, auch „nicht umsetzen“ | Ergebnis ist immer ein Folgeauftrag |
| Prüfung, ob eine Förderung greift, vor Vertragsschluss | Förderung wird erst nach der Rechnung erwähnt |
Was er kosten darf: die BAFA-Rechnung
Für Beratungen gibt es in OWL eine feste Bezugsgröße. Sie kommt vom Bund. Das BAFA fördert Unternehmensberatungen für kleine und mittlere Unternehmen. Förderfähig sind höchstens 3.500 € Beratungskosten, Honorar plus Auslagen und Reisekosten [1]. Weil ganz NRW zu den alten Bundesländern zählt, beträgt der Zuschuss für Betriebsstätten in Ostwestfalen-Lippe 50 %, also höchstens 1.750 € [1].
Was das praktisch heißt:
| Beraterhonorar | Förderfähig | Zuschuss (50 %) | Ihr Anteil |
|---|---|---|---|
| 2.000 € | 2.000 € | 1.000 € | 1.000 € |
| 3.500 € | 3.500 € | 1.750 € | 1.750 € |
| 6.000 € | 3.500 € | 1.750 € | 4.250 € |
Die Tabelle rechnet nur den Rahmen der Richtlinie nach [1]. Ob Brutto- oder Nettokosten zählen, hängt davon ab, ob Ihr Betrieb vorsteuerabzugsberechtigt ist [1].
Zwei Bedingungen werden oft übersehen. Gefördert wird nur eine Einzelberatung; Seminare, Workshops und Gruppenveranstaltungen sind ausgeschlossen [1]. Und der Berater muss einen schriftlichen Beratungsbericht abgeben, den beide Seiten unterschreiben [1]. Ein KI-Workshop für zwölf Leute fällt also aus der Förderung heraus, eine Bestandsaufnahme im eigenen Betrieb mit Bericht nicht.
Pro Unternehmen sind während der Geltungsdauer höchstens fünf geförderte Beratungen möglich, höchstens zwei pro Jahr [2]. Der Antrag läuft online über eine Leitstelle, die vorab prüft, ob das gewählte Beratungsunternehmen die Beratereigenschaft erfüllt [2].
Was sich zum Jahreswechsel ändert
Wer im Netz liest, die BAFA-Beratungsförderung ende am 31.12.2026, liest einen alten Stand. Das Bundeswirtschaftsministerium hat die Richtlinie am 15.10.2026 geändert. Die neue Fassung tritt am 1. Januar 2027 in Kraft und gilt für Verwendungsnachweise, die bis zum 31. Dezember 2028 eingereicht werden [1]. Für Anträge ab 2027 entfällt laut BAFA das bisher verpflichtende Regionalpartnergespräch. Der Antrag geht dann nur noch über ein ELSTER-Konto oder die BundID [2].
Unsere Meinung: Wer ohnehin plant, 2027 zu beraten, verliert durch Warten nichts. Wer jetzt einen konkreten Ablauf auf dem Tisch hat, auch nicht.
Und MID-Digitalisierung?
Auf vielen Seiten steht noch, dass die NRW.BANK über MID-Digitalisierung interne Digitalisierung im Betrieb bezuschusst. Das stimmt seit dem 1. Januar 2026 nicht mehr. Der Förderschwerpunkt „Digitale Prozesse“ ist entfallen; gefördert werden nur noch digitale Produkte, die zum Beispiel Künstliche Intelligenz oder maschinelles Lernen einsetzen und einen Markt adressieren [3]. Der Zuschuss beträgt 50 % der förderfähigen Ausgaben, höchstens 15.000 €, bei einer Bagatellgrenze von 4.000 € [3]. Vor dem eigentlichen Antrag steht ein monatliches Losverfahren [3].
Für den Tischler, der seine Angebotserstellung beschleunigen will, ist MID damit kein Thema mehr. Für den Betrieb, der ein eigenes KI-Produkt für Kunden entwickelt, schon.
Woran Sie einen KI-Berater in OWL erkennen
Fragen Sie im Erstgespräch drei Dinge. Ist Ihr Unternehmen für die BAFA-Förderung als Beratungsunternehmen gelistet? Wo laufen die Modelle, die Sie empfehlen? Was steht im Bericht, wenn sich nichts lohnt?
DripBack sitzt in Leopoldshöhe und ist derzeit nicht als Berater bei der BAFA gelistet. Wir unterstützen technisch und vermitteln auf Wunsch zugelassene Berater. Wir arbeiten mit lokal betriebenen Open-Source-Modellen, auf Ihrer Hardware oder auf Servern in Deutschland. Das Erstgespräch dauert dreißig Minuten und kostet nichts. Wie wir die Förder-Rechnung aufbauen, steht auf der Seite IT-Beratung und Fördermittelbegleitung, unser Einsatzgebiet auf der Seite IT und KI in Ostwestfalen-Lippe. Wenn Sie einen Ablauf im Kopf haben, schreiben Sie uns über das Kontaktformular.
Weiterlesen in der Serie „KI in OWL, ehrlich gerechnet“
Sie wissen jetzt, was eine Beratung leisten muss und was der Bund dazugibt. Die teuerste Stunde in einem Betrieb ist aber oft keine Beratungsstunde, sondern die, in der morgens um acht kein Rechner hochfährt. Das BSI hat dafür eine Karte im Format „Verhalten im Brandfall“ veröffentlicht. Ihr dritter Punkt bremst ausgerechnet die Kollegen, die sofort selbst reparieren wollen:
→ Teil 2: Wenn die IT in OWL ausfällt: die ersten 30 Minuten
Quellen
[1] Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, Förderrichtlinie „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ vom 14.12.2022 in der Fassung der zweiten Änderung vom 15.10.2026 (BAnz AT 28.10.2026 B3), Nr. 4.1, 5.2, 8, abgerufen 30.10.2026: https://www.bafa.de/SharedDocs/Downloads/DE/Wirtschaft/unb_foerderrichtlinie_kmu_261015.pdf
[2] BAFA, Seite „Unternehmensberatung“, abgerufen 30.10.2026: https://www.bafa.de/DE/Wirtschaft/Beratung_Finanzierung/Unternehmensberatung/unternehmensberatung_node.html
[3] NRW.BANK, Förderprodukt „Mittelstand Innovativ & Digital (MID) – Digitalisierung“, abgerufen 30.10.2026: https://www.nrwbank.de/de/foerderung/foerderprodukte/60348/mittelstand-innovativ--digital-mid---digitalisierung.html