Wer einen KI-Receptionist erwägt, will eine ehrliche 12-Monats-Rechnung sehen. Hier ist sie, ohne Werbe-Boost, mit echten Personal-Vollkosten, gerundet auf hundert Euro.
Annahmen für die Rechnung
Drei Profile, die DripBack typisch betreibt:
- Solo / 2-5 MA — Anwalts-Solo, Steuerberater-Mini, Bestattungshaus-Familie, Hausarzt-Solopraxis
- Mid / 6-15 MA — Mittelständische Praxis, Mid-Architekturbüro, 3-MA-Bestatter, Mid-Hotel
- Groß / 16-50 MA — Reha-Klinik, Steuerkanzlei mit Mandanten-Pool, Mid-Versicherer, 4-Filial-Praxis
Annahmen für Personal-Vollkosten in NRW 2026: 35 € pro effektive Empfangs-Stunde (brutto-Lohn + Lohnnebenkosten + Office + Hardware). Konservativ, viele Büros liegen bei 40-45 €.
Profile · Kosten · Ersparnis · Break-Even
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| Profil | Setup | Monatlich | Ersparnis/Mo | Break-Even |
|---|---|---|---|---|
| Solo · 2-5 MA | 1.999 € | 999 € | ~1.400 € (4 h/Wo × 35 €) | 8-10 Mo |
| Mid · 6-15 MA | 4.500 € | 1.999 € | ~3.500 € (10 h/Wo + Conv) | 5-7 Mo |
| Groß · 16-50 MA | 8.500 € | 3.999 € | ~7.200 € (20 h/Wo + Conv) | 4-6 Mo |
Conv = zusätzliche Erstkontakte-Conversion durch 24/7-Annahme, die im Solo-Profil häufig noch nicht messbar ist, im Mid-Profil 2-4 zusätzliche Aufträge/Monat ausmacht und im Groß-Profil 5-10 Aufträge/Monat.
Wo kommt die Ersparnis konkret her?
Stunden, die nicht mehr nötig sind
- Mail-Triage: 30 min pro Tag (Solo), 90 min/Tag (Mid), 4 h/Tag (Groß) gehen für Spam-Sichten und Routing drauf. E-Mail-Triage erledigt das automatisch.
- Terminbuchung am Telefon: 4-8 min pro Anruf, 5-25 Anrufe/Tag je nach Größe. Therapie-Termin-KI macht das parallel.
- TÜV-/Frist-/Reminder-Verwaltung: 1-3 h pro Woche. Das lässt sich automatisieren.
- Abrechnungs-Routing zu KV/DATEV/Belegen: 2-6 h pro Monat. Das übernehmen:
Conversion-Gewinn aus 24/7-Annahme
Für ein Mid-Anwaltsbüro mit durchschnittlich 5 abends-Erstkontakten pro Woche und einem Honorar-Mittelwert von 1.200 € pro gewonnenem Mandat ergibt das 5 × 0.22 × 1.200 = 1.320 € zusätzlicher Honorar-Erwartungswert pro Woche. Pro Monat ~5.700 €.
Versteckte Kosten, die man kennen muss
- Onboarding-Stunden (einmalig): 6-12 h Mitarbeiter-Zeit für Voice-Training-Sample, Eskalations-Regelwerk, Termin-Slot-Definition, Brand-Voice-Abnahme. Pro 30-40 € Lohn × 8 h = 240-320 € einmalig.
- Monatliche Pflege: 1-3 h für Stamm-Daten-Updates (neue Mitarbeiter, neue Standard-Termine, Speisekarten bei Restaurant, Modul-Setup-Anpassungen). 30-90 € pro Monat.
- Cloud-LLM-Optional: Wenn man lokale Ollama-Modelle durch Cloud-Modelle ersetzen will, kommen 250-600 €/Mo on top. Default bei DripBack ist lokal — Cloud nur für sehr komplexes Reasoning oder Übersetzungen.
- Internet-Fallback: Bei On-Premise-Setup ohne dedicated Fallback-Verbindung kann ein 30-min-Ausfall den ROI eines Tages auffressen. LTE-Stick als Backup kostet ~30 €/Mo.
Was NICHT eingerechnet ist
- Personal-Frust-Reduktion: Mitarbeiter, die Routine-Telefon-Last loswerden, kündigen seltener. Bewerber-Magnet-Effekt schwer beziffer-bar, aber real.
- Compliance-Risiko-Senkung: Vergessene Fristen bei Anwalt / Architekt / Steuerberater kosten oft 5-stellig — DSGVO + BRAO + HOAI. KI macht keine Fristen-Lapse, weil sie keinen Burnout hat.
- SEO-/AEO-Erwähnung: "24/7-Erreichbarkeit" + "KI-Receptionist" als Differenzierungs-Merkmal in Google-Business-Profile zieht Anfragen, die ohne nicht kämen.
Sensitivitäts-Check
Wenn man die Annahmen halbiert (nur 2 statt 4 h/Wo Ersparnis im Solo-Profil, kein Conv-Gewinn) verschiebt sich der Break-Even von 8-10 Monaten auf 14-18 Monate. Immer noch < 24 Monate, also auch im pessimistischen Szenario tragbar bei normalem KMU-IT-Budget.
Wenn man die Annahmen verdoppelt (8 h/Wo Ersparnis, doppelter Conv-Gewinn, gilt für stark Voice-getriebene Branchen wie Bestatter und Hausverwaltung) sinkt der Break-Even auf 3-4 Monate.
Förder-Hebel kürzen die Amortisation
- BAFA-Beratungsförderung deckt bis zu 50 % der Beratungskosten (max. 1.750 €).
- Forschungszulage 35% rückwirkend 4 Jahre, wenn das Büro eigene Anpassungen am Tool dokumentiert.
- NRW.BANK MID-Digitalisierung 50% für KMU in NRW.
- KV-Modernisierung 50% spezifisch für Praxen (Paket aus Telefonassistent, Patientenakte-Auto und Therapie-Termin-KI).
Mit BAFA-Förderung verkürzt sich der Solo-Break-Even von 8-10 auf 5-7 Monate. Mid-Profile fallen unter 4 Monate.