M2 Workflow-Automation

Ablauf

So arbeitet M2

User-Story: Anfrage kommt → System extrahiert Auftragsdaten → prüft Lager → erstellt Angebot-PDF → schickt an Kunden → trackt Antwort.

Datenschutz

Dienstleister im Datenfluss

DripBack M2 verwendet folgende DSGVO-relevante Subprovider:

Betrieb

Verfügbarkeit und Reaktionszeit

Nachweis

Datenschutz im Betrieb

Activepieces/n8n-kompatibel, lokal gehostet.

Modul-Onboarding · LIVE

Was ist das

DripBack Workflow-Auto­mation baut wie­der­keh­rende Büro­vor­gänge wie Bestel­lung, Rekla­mation oder Onboar­ding zu voll­auto­mati­schen Workflows um. n8n als Engine, ein lokales Sprach­modell als Decision-Layer. Pro Mit­arbeiter:in sparen Sie 7,5 Stunden pro Woche, Tipp-Fehler gehen auf null.

Ein Workflow startet bei einem Trigger (eingehende Mail, ausgefülltes Formular, SAP-Event) und durchläuft eine Kette von Schritten mit KI-Branching. Die KI entscheidet bei jedem Step, welcher Pfad logisch korrekt ist, extrahiert Daten, ruft APIs auf und produziert am Ende einen sauberen Output: eine Antwort-Mail, ein Angebots-PDF oder einen CRM-Eintrag.

Rechenbeispiel (Annahmen: modellhafter Betrieb dieser Branche und Größe, kein bestehender Kundenfall): Eine Werkstatt bearbeitet Reklamationen bislang in sechs manuellen Schritten. Automatisiert läuft das rechnerisch in rund zwei Minuten, die Mitarbeiter:innen geben nur noch das „GO". ROI-Erwartung nach drei bis vier Monaten.

Onboarding

Vorbereitung

Bevor wir starten, brauchen wir von Ihnen:

• 10 bis 20 Beispiel-Belege pro Prozess (Mails, Formulare, PDFs).
• Schnittstellen-Dokumentation zu Ihren Bestandssystemen (SAP, DATEV, CRM, ERP).
• Zugang oder API-Keys für die Systeme, die der Workflow ansprechen soll.
• Eine Person aus dem Fachbereich für den Discovery-Workshop (zwei Stunden).
• Unterschriebenen AVV (Vorlage via AVV-Download).

Onboarding

Schritt-für-Schritt

Woche 1 · Kick-off + Discovery

Zweistündiger Discovery-Workshop, wir mappen Ihre Top-3-Prozesse. AVV signed, config.yaml pro Workflow gefüllt.

Woche 2 · Setup + Sandbox

Pro Workflow zwei bis fünf Tage Build und Test in der Sandbox. Customer-Sample- Daten werden durchgejagt, wir checken die Konfidenz an jedem Decision-Punkt.

Woche 3 · Pilot-Live

Erste produktive Vorgänge laufen, ein:e Sachbearbeiter:in macht Side-by-Side. Engineering bleibt hot-standby.

Woche 4 · Vollbetrieb-Übergabe

Pilot-Review, monatliche Reports werden aktiviert, SLA-Ziel laut AVV. Sie entscheiden: Vollvertrieb, Anpassung oder Reset.

Onboarding

DSGVO

n8n und das Sprachmodell laufen on-Prem oder im deutschen Rechenzentrum. Verarbeitung lokal oder in der EU; Cloud-Routing für Sonderaufgaben nur mit SCC/TIA und PII-Scrub, Details in der AVV. AVV nach Art. 28 DSGVO ist Pflichtbestandteil. Audit-Logs sind konfigurierbar, alle KI-Entscheidungen sind nachvollziehbar protokolliert (Eingabe, Klassifikation, Konfidenz, Ausgabe). Lösch-Konzept orientiert sich an Ihrer Aufbewahrungspflicht.

Onboarding

Was bei Problemen

• Lieferanten-Mail mit Tippfehler: Fuzzy-Matching plus Mensch-Review unter 90% Konfidenz.
• Neuer Artikel ohne Preis-Eintrag: Workflow stoppt, Slack-Ping an Einkauf statt halber Output.
• Sondergenehmigung-Workflow: Sondersteps werden im Discovery-Workshop modelliert, nicht im Live-Betrieb.
• API-Ausfall im Ziel-System: Retry mit Backoff plus Dead-Letter-Queue, kein stiller Verlust.

Onboarding

Kontakt

Wenn ein Workflow einen unerwarteten Fall trifft, schreiben Sie uns. Unser Ziel laut AVV: Antwort werktags innerhalb von vier Stunden, im Live-Pilot innerhalb einer Stunde.