M1 E-Mail-Triage

Ablauf

So arbeitet M1

Vorher: Mail kommt → Sek druckt aus → Stapel → Bearbeitung. Nachher: Mail kommt → 0.8s KI-Klassifikation → Outlook-Ordner + Antwort-Entwurf bereit.

Datenschutz

Dienstleister im Datenfluss

DripBack M1 verwendet folgende DSGVO-relevante Subprovider:

Betrieb

Verfügbarkeit und Reaktionszeit

Nachweis

Datenschutz im Betrieb

Mail-Inhalte: Daten bei Ihnen im Haus oder auf Servern in Deutschland (Serverbetrieb in Vorbereitung). PII-Scrub vor Cloud-Routing.

Modul-Onboarding · LIVE

Was ist das

DripBack E-Mail-Triage klas­sifi­ziert ein­gehende Mails auto­matisch nach Kategorie, Priorität und schreibt einen Antwort-Entwurf direkt in Ihren Outlook- oder Gmail-Draft-Ordner. Sekre­tariat-Zeit fällt von 4 auf 0,5 Stunden pro Tag, wichtige Anfragen bleiben nicht mehr liegen.

Ein lokales Sprachmodell liest jede eingehende Mail, klassifiziert sie in 5 bis 12 Kategorien (z.B. Anfrage, Rechnung, Reklamation, Newsletter, intern), bewertet die Priorität und legt einen Antwort-Entwurf an. OCR liest Anhänge mit. Die finale Entscheidung bleibt beim Menschen, Ihre Sekretariat-Kraft prüft und klickt nur noch „senden".

Konkrete Verbesserung: vier Stunden Sortier-Aufwand pro Tag werden zu dreißig Minuten, keine verlorenen Anfragen mehr, Antwort-Latenz unter zwei Stunden.

Rechenbeispiel (Annahmen: modellhafter Betrieb dieser Branche und Größe, kein bestehender Kundenfall): Für eine Steuerkanzlei mit zwölf Mitarbeitenden in Bielefeld ergibt sich damit rechnerisch rund eine halbe eingesparte Stelle.

Onboarding

Vorbereitung

Bevor wir starten, brauchen wir von Ihnen:

• Mail-Server-Zugang via IMAP, Exchange oder Microsoft Graph (Lese-Rechte plus Draft-Schreib-Rechte).
• 500 bis 2.000 historische Mails als Trainingsbasis, idealerweise mit Ihren Ordner-Labels.
• Eine Ansprechperson aus dem Sekretariat für das Labeling von 200 Beispiel-Mails.
• Optional: CRM-Zugang für Kontext-Anreicherung der Absender.
• Unterschriebenen AVV (wir senden Ihnen die Vorlage, siehe AVV-Download).

Onboarding

Schritt-für-Schritt

Woche 1 · Kick-off

Vertragsabschluss, AVV unterschrieben, config.yaml für Ihren Mail-Stack gefüllt. Sie benennen eine Ansprechperson für Rück-Fragen, wir liefern den AVV-Entwurf und einen Slack- oder Teams-Channel.

Woche 2 · Setup + Sandbox

Mail-Server wird angebunden, 200 Beispiel-Mails gelabelt, erstes Training läuft. Sandbox-Run mit Customer-Sample-Daten und Konfidenz-Check der Klassifikation.

Woche 3 · Pilot-Live

Echte Mails werden klassifiziert und Antwort-Entwürfe geschrieben, Sek bleibt side-by-side. Wir machen tägliches Spot-Checking der ersten Woche.

Woche 4 · Vollbetrieb-Übergabe

Pilot-Review, Anpassungen, SLA-Ziel laut AVV (4h-Response). Sie entscheiden: Vollvertrieb, Anpassung oder Reset.

Onboarding

DSGVO

Hosting on-Prem auf Ihrem Server, alternativ in deutschem Rechenzentrum (Hetzner Falkenstein / Nürnberg). Verarbeitung lokal oder in der EU; Cloud-Routing für Sonderaufgaben nur mit SCC/TIA und PII-Scrub, Details in der AVV. Auftrags- verarbeitungs-Vertrag (AVV / DPA) nach Art. 28 DSGVO ist Pflichtbestandteil. Daten- flüsse: Mail-Server → DripBack-Inferenz → Draft im Mail-Server, nichts wird extern gespeichert. Lösch-Konzept: Trainings-Logs werden nach dreißig Tagen rotiert, Klassifikations-Audit-Logs sind konfigurierbar (Default sieben Tage).

Onboarding

Was bei Problemen

Typische Stolper-Steine und wie wir sie lösen:

• Spam mit Anhang-Trick: Confidence-Score unter 85% landet immer in der Sek-Inbox, kein Auto-Move.
• Rechnung mit falscher USt-ID: Sonder-Klasse „prüfen", Mensch entscheidet.
• Sprach-Mix DE / EN: Das lokale Sprachmodell ist multi-lang, kein Sonder-Setup nötig.
• Vertrauliche Mail-Anhänge: DSGVO-Hinweis-Klasse, kein OCR auf Marker-Anhängen.
• Mail-Provider-Wechsel: IMAP-Standard, Migration in 1-2 Tagen ohne neue Setup-Kosten.

Onboarding

Kontakt

Wenn etwas hakt, schreiben Sie uns direkt. Unser Ziel laut AVV: Antwort werktags innerhalb von vier Stunden, im Live-Pilot innerhalb einer Stunde.