Prozess- und Postfach-Automatisierung für den Mittelstand.

Beispiel-Szenario

Eine Reklamation auf dem Weg durchs Postfach

Leistung

Der Engpass sitzt selten in der Fachaufgabe

Eingehende Post sortieren und vorbeantworten, Bestellungen und Reklamationen durchlaufen lassen, Belege buchen, offene Rechnungen anmahnen. Die Regeln bleiben bei Ihnen, die Ausführung übernimmt das System.

In den Betrieben, die wir sehen, geht die Zeit nicht bei der eigentlichen Arbeit verloren, sondern davor: beim Sortieren, Zuordnen, Nachfassen und Weiterleiten. Ein Sekretariat, das täglich zwei bis vier Stunden Post sortiert, arbeitet nicht schlecht — es arbeitet an der falschen Stelle.

Automatisierung setzt genau dort an. Eingehende Nachrichten werden gelesen, in Ihre eigenen Kategorien einsortiert, mit einer Priorität versehen und mit einem Antwortentwurf hinterlegt. Anhänge werden per Texterkennung ausgewertet, sodass auch das eingescannte Formular auffindbar bleibt. Entschieden wird weiterhin im Haus.

Umfang

Was wir automatisieren

• Eingehende Post nach Kategorie und Dringlichkeit sortieren, mit Antwortentwurf im Postfach.
• Wiederkehrende Vorgänge durchlaufen lassen: Bestellung, Reklamation, Auftragsbestätigung, Terminbestätigung.
• Belege erfassen, klassifizieren und für die Buchhaltung vorbereiten.
• Mahnwesen in drei Stufen, freundlich bis förmlich, mit Anbindung an die Buchhaltung.
• Angebote und Kostenvoranschläge aus wiederkehrenden Bausteinen vorbereiten.
• Bestände und Listen pflegen, die heute per Hand abgeglichen werden.

Leistung

Warum die Anbindung wichtiger ist als das Modell

Eine Automatisierung, die neben Ihren Systemen steht, erzeugt zusätzliche Arbeit statt weniger. Deshalb beginnt jedes Vorhaben bei den Schnittstellen: Postfach, Kalender, Warenwirtschaft, Buchhaltung, Kundenverwaltung. Wir sprechen mit den Systemen, die Sie haben, auch mit älteren. Erst wenn feststeht, wohin ein Ergebnis geschrieben wird, lohnt sich die Frage, wie es erzeugt wird.

Ausfälle werden überwacht. Bleibt ein Ablauf stehen, geht binnen kurzer Zeit ein Alarm an uns und an Sie — nicht erst dann, wenn jemand die fehlende Bestellung vermisst.

Ablauf

Ablauf

1. Discovery. Wir nehmen zwei bis drei Abläufe auf und rechnen den Aufwand aus, nicht den Wunsch.
2. Kategorien festlegen. Ihre Begriffe, Ihre Zuständigkeiten, Ihre Ausnahmen.
3. Aufbau und Training. Auf echten Fällen aus Ihrem Haus, nicht auf Beispielen.
4. Testlauf mit Durchsicht. Erst schlägt das System vor, dann führt es aus.
5. Betrieb. Überwachung, Nachjustierung, Quartalsgespräch.

Preise

Preise

Telefonassistent ab 299 €/Monat, Einrichtung ab 9.500 €; kleinstes Modul ab 49 €/Monat, typischer Einstieg ab 399 €/Monat, monatlich kündbar. Der Aufbau wird als Festpreis angeboten, sobald der Umfang steht.

Module

Module, die diese Leistung tragen

Region

Prozess- und Postfach-Automatisierung in Ostwestfalen-Lippe

In Ostwestfalen-Lippe trifft man dieselben Engpässe in ganz verschiedenen Häusern: Die Steuerkanzlei sortiert Mandantenpost, die Hausverwaltung nimmt Schadensmeldungen auf, der Großhändler tippt Bestellungen ab, die Klinikverwaltung führt Listen doppelt. Der Ablauf unterscheidet sich, der Verlust ist derselbe — Fachkräfte verbringen Stunden mit Sortierarbeit, die kein Kunde bezahlt.

Wir beginnen deshalb nie mit dem größten Vorgang, sondern mit dem am häufigsten wiederholten. Der lässt sich messen, und die Ersparnis ist nach vier Wochen belegbar statt behauptet. Vor Ort sind wir im Umkreis von rund fünfzig Kilometern um Leopoldshöhe, also in Bielefeld, Herford, Detmold, Gütersloh, Paderborn, Lemgo, Bad Salzuflen und Minden; für Projektarbeit reicht der Radius bis Münster und Osnabrück.