KI-Telefon­assistent für Physio­therapie­praxen: 149 € plus 49 € im Monat

Das Problem

Das Telefon klingelt immer mitten in der Behandlung

In einer Physiotherapiepraxis gehören die Hände den Patientinnen und Patienten. Eine Behandlung für ein Telefonat zu unterbrechen, ist unhöflich gegenüber der Person auf der Liege. Das Telefon klingeln zu lassen, ist unhöflich gegenüber der Person am anderen Ende. In kleinen Praxen ohne eigenen Empfang passiert deshalb beides jeden Tag: Behandlungen werden gestört oder Anrufe gehen ins Leere.

Die meisten Anrufe sind dabei Routine. Jemand hat eine neue Verordnung und braucht eine Terminserie. Jemand muss den Termin am Donnerstag absagen. Jemand fragt, ob die Praxis auch Hausbesuche macht oder ob noch Plätze in einem Kurs frei sind. Für keinen dieser Anrufe muss die Therapeutin sofort selbst sprechen. Wichtig ist nur, dass das Anliegen vollständig ankommt und der Rückruf zur passenden Zeit erfolgt.

Der klassische Anrufbeantworter hilft dabei nur halb. Viele Anrufende legen auf, sobald sie die Bandansage hören, und andere sprechen ohne Rückrufnummer oder ohne Anliegen aufs Band. Wer dann am Abend die Liste der verpassten Nummern abarbeitet, weiß oft nicht, wer eine Absage war und wer ein neuer Patient.

Leistung

Was der Telefonassistent Starter für Ihre Praxis übernimmt

• Nimmt Anrufe rund um die Uhr an, während der Behandlungen, in der Mittagspause, abends und am Wochenende.
• Spricht Deutsch und sagt im ersten Satz, dass ein KI-System am Apparat ist.
• Fragt das Anliegen ab: neuer Termin, Absage, Verschiebung oder allgemeine Frage, dazu Name und Rückrufnummer.
• Nimmt Terminwünsche auf, etwa „vormittags vor der Arbeit“ oder „nur dienstags und donnerstags“.
• Schickt Ihnen die Rückrufliste per E-Mail oder WhatsApp, als lesbare Notiz statt als Sprachnachricht.
• Arbeitet mit Ihrer Nummer: Sie bekommen eine eigene Rufnummer oder leiten Ihre bestehende Praxisnummer weiter.

Der Starter trägt keine Termine selbst in Ihre Praxissoftware ein und sagt keine Termine fest zu. Er nennt keine Preise und gibt keine medizinischen Auskünfte. Seine Aufgabe ist, dass kein Anruf verloren geht und Sie beim Rückruf schon wissen, worum es geht.

Alltag

Typische Anrufe in der Physiotherapie und was daraus wird

Damit Sie sich vorstellen können, was bei Ihnen ankommt, hier drei typische Fälle aus dem Praxisalltag. Die Notizen sind Beispiele für das Format, keine echten Gespräche.

• Neue Verordnung: Eine Anruferin hat eine Verordnung über sechs Behandlungen und möchte Termine. Die Notiz lautet etwa: „Frau M., neue Verordnung, sechs Termine, möglichst nach 16 Uhr, Rückruf unter 0521 …“.
• Absage: Ein Patient kann am Donnerstag nicht kommen. Die Notiz enthält Name, den betroffenen Termin und ob er einen Ersatztermin möchte. Den frei gewordenen Platz können Sie sofort neu vergeben.
• Allgemeine Frage: Jemand möchte wissen, ob Sie Hausbesuche machen oder Kurse anbieten. Die Notiz hält die Frage fest, die Antwort geben Sie beim Rückruf.

Welche Angaben der Assistent abfragt, legen Sie bei der Einrichtung fest. Viele Praxen wollen zusätzlich wissen, ob schon eine Verordnung vorliegt oder ob jemand privat zahlt. Beides lässt sich als Frage aufnehmen.

Preis

Was der Telefonassistent für Ihre Praxis kostet

Netto sind das 41,18 € im Monat und 125,21 € für die Einrichtung. Die Rechnung kommt direkt nach der Buchung per E-Mail, mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Es gibt keine Mindestlaufzeit. Im ersten Jahr zahlen Sie damit 737 € brutto, danach 588 € im Jahr. Eine genaue Aufstellung, auch im Vergleich zu anderen Wegen, steht auf der Seite KI-Telefonassistent: Kosten.

Zum Angebot auf der Buchungsseite

Ablauf

So kommt der Assistent an Ihr Praxistelefon

1. Online buchen. Sie buchen im Checkout oder auf der Buchungsseite und bekommen Bestätigung und Rechnung per E-Mail.
2. Rückmeldung am nächsten Werktag. Wir klären mit Ihnen, ob Sie eine neue Rufnummer möchten oder Ihre bestehende Nummer weiterleiten, und wohin die Rückrufliste gehen soll.
3. Begrüßung und Fragen abstimmen. Sie sagen uns, wie Ihre Praxis sich meldet, welche Angaben Sie bei einem Anruf brauchen und welche Fragen der Assistent ausdrücklich nicht stellen soll.
4. Einrichtung innerhalb von fünf Werktagen. Danach nimmt der Assistent Anrufe an und Sie bekommen die ersten Rückruflisten.

Daten und Recht

Gesundheitsdaten am Telefon: was der Assistent fragt und was nicht

Wer in einer Praxis anruft, erwähnt manchmal Beschwerden oder eine Diagnose. Solche Angaben sind Gesundheitsdaten und gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten, deren Verarbeitung nur unter engen Voraussetzungen erlaubt ist. Wir richten den Assistenten deshalb so ein, dass er nur fragt, was für den Rückruf nötig ist: Name, Nummer, Art des Anliegens und Terminwunsch. Nach Beschwerden oder Diagnosen fragt er nicht.

Anrufende hören im ersten Satz, dass sie mit einem KI-System sprechen. Das verlangt Artikel 50 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 seit dem 2. August 2026. Gespräche werden nicht ohne Einwilligung aufgezeichnet, denn das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar. Bei Ihnen kommt deshalb eine schriftliche Notiz an und keine Tonaufnahme.

Die Gesprächsverarbeitung findet in Deutschland bzw. der EU statt. Wir setzen lokal laufende Open-Source-Modelle ein, auf unseren Servern oder auf Ihrer Hardware. Den Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es vorab als AVV als PDF. Mehr dazu auf der Seite Lokale KI statt Cloud.

Die Datenschutzerklärung Ihrer Praxis sollte die Anrufannahme durch einen Dienstleister erwähnen. Eine Arbeitshilfe mit Prüfpunkten zu DSGVO und KI-Verordnung gibt es als DSGVO-Checkliste für 19 €. Sie ersetzt keine Rechtsberatung.

Für wen

Für welche Praxen der Starter passt und wann mehr nötig ist

Der Starter passt zu Physiotherapiepraxen, in denen das Telefon nebenher läuft: Einzelpraxen, kleine Teams ohne festen Empfang und Praxen, deren Empfang nicht den ganzen Tag besetzt ist. Er passt ebenso zu verwandten Praxen wie Ergotherapie, Logopädie oder Osteopathie, bei denen die Anrufe ähnlich aussehen.

Soll der Assistent Termine direkt in einen Kalender eintragen, Wartelisten führen oder Erinnerungen verschicken, ist eine individuelle Lösung der richtige Weg. Was dabei möglich ist, zeigt die Seite Physiotherapie-KI: Termin und Warteliste. Für eine Einschätzung, was sich in Ihrer Praxis lohnt, gibt es die KI-Sprechstunde für 149 €.

Ihre Praxis hat noch keine eigene Website oder eine, die auf dem Handy schlecht lesbar ist? Die Website in 48 Stunden für 990 € zeigt Öffnungszeiten, Anfahrt, Leistungen und Kontakt.