Buchhaltung-Auto: Beleg-Vorerfassung mit Kontierungs-KI

Einordnung

Abschnitt 01

Architektur: OCR + Kontierungs-LLM + DATEV-Push

Buchhaltung-Auto ist eine 3-Stufen-Pipeline: (1) OCR-Engine (Docling für Layout, 14B-Modell für Feld-Extraktion mit Vision-Erweiterung). (2) Kontierungs-LLM analysiert die extrahierten Felder im Kontext der Mandanten-Historie und schlägt Konten vor. (3) DATEV-Push via EOComfort-Bulk-API. Jede Stufe ist konfigurierbar: OCR-Schwellwerte, Kontierungs-Confidence, Bestätigungs-Modus (Auto-Bestätigung oder manuelle Freigabe pro Beleg).

Abschnitt 02

Field-Recognition-Rate: 96% bei Standard-Rechnungen

Die OCR-Performance variiert stark nach Beleg-Typ. Bei Standard-Rechnungen (gedruckte deutsche Rechnungen mit klarem Layout, A4-PDF): 96% Feld-Erkennung über alle 12 Standard-Felder (Lieferant, Datum, Re-Nr, Brutto, Netto, USt, Position, Menge, Preis, Lieferung, Zahlungsziel, Bankverbindung). Bei handschriftlichen oder gescanten Belegen mit Schiefe/Schatten: 78-85%. Bei Auslands-Rechnungen mit fremden Währungs- und Steuer-Konstrukten: 65-72%. Buchhaltung-Auto markiert Belege mit Erkennungs-Score unter 90% zur menschlichen Bestätigung.

Abschnitt 03

Kontierungs-Vorschlag: wie es funktioniert

Das Kontierungs-LLM nutzt drei Signale: (a) Lieferanten-Historie — wenn Lieferant XYZ in den letzten 12 Monaten auf Konto 4400 gebucht wurde, ist Konto 4400 ein starkes Vorschlag-Signal. (b) Beleg-Positions-Text — Stichwörter wie "Büromaterial", "Fortbildung", "Werbung" mappen auf Standard-Konten im SKR03/SKR04. (c) Standard-Kontenrahmen-Hints aus dem Customer-Profil. Bei neuen Lieferanten ohne Historie ist die Konfidenz typisch 60-75%, was eine Mensch-Bestätigung anstößt. Bei etablierten Lieferanten erreicht Buchhaltung-Auto Konfidenz 92-98%.

Abschnitt 04

Auto-Bestätigung: wann ja, wann nein

Drei Customer-Strategien aus den Setups: (1) "Auto-Bestätigung niemals" — alle Belege werden zuerst Mensch-bestätigt. Konservativ, langsamer ROI, aber 100% Buchungs-Sicherheit. (2) "Auto-Bestätigung bei Konfidenz ≥ 95% UND Lieferant in Historie" — die Mehrheit der Setups. Auto-Quote 55-72%. (3) "Auto-Bestätigung für alle Konfidenzen ≥ 92%, plus tägliches Stichproben-Review von 5% der Auto-gebucht" — fortgeschritten, höchste Effizienz. Wir empfehlen Strategie 2 für die ersten 3 Monate, danach optional Strategie 3.

Abschnitt 05

Vergleich: DATEV Unternehmen Online (DUO)

DUO bietet seit 2023 eine ähnliche OCR + Vorerfassung. Drei wichtige Unterschiede: (a) DUO ist DATEV-zentriert, Buchhaltung-Auto läuft parallel zu DATEV und kann auch mit Bistro, sevDesk, lexoffice arbeiten. (b) DUO hat einfachere Kontierungs-Logik (regelbasiert), Buchhaltung-Auto lernt aus Historie. (c) DUO kostet rund 18 €/Mo pro Mandant, Buchhaltung-Auto kostet ab 699 €/Mo pauschal für einen Customer (unabhängig von Mandanten-Anzahl). Rein rechnerisch dreht der Vergleich damit bei rund 85 Mandanten. Daraus folgt: für Steuerkanzleien mit vielen kleinen Mandanten ist DUO oft günstiger. Für mittelständische Firmen mit eigener Buchhaltung ist Buchhaltung-Auto die bessere Wahl. Buchhaltung-Auto wird oft als Ergänzung zu DUO eingesetzt — DUO für die Standard-Mandanten, Buchhaltung-Auto für die komplexeren Mandate.

Abschnitt 06

Spezialfälle: Reisekosten, Bewirtungen, Kleinbeträge

Drei Sondertypen, die Standard-OCR schwertut: (a) Reisekosten mit Mehr-Belegen pro Reise (Hotel, Bahn, Bewirtung in einem Bündel). Buchhaltung-Auto erkennt das Bündel und erstellt eine zusammengefasste Buchung mit Sub-Positionen. (b) Bewirtungs-Belege: §4 EStG erfordert Angabe von Anlass und Teilnehmern. Buchhaltung-Auto erkennt typische Bewirtungs-Beleg-Layouts und fragt nach den Pflicht-Feldern. (c) Kleinbeträge unter 250 € haben vereinfachte Anforderungen (Rechnung ohne USt-Ausweis möglich). Buchhaltung-Auto erkennt die Wertgrenze und kontert entsprechend.

Abschnitt 07

Beispiel-Szenario: 80-MA-GmbH Maschinenbau

Beispiel-Szenario · kein realer Kunde · erfundener Vorgang zur Veranschaulichung. Alle Zahlen in diesem Abschnitt sind Rechenbeispiele, keine Kundendaten.

Angenommen ist ein Maschinenbau-KMU (Beispiel) mit 80 MA, davon 2.5 Buchhalterinnen. Beleg-Volumen: rund 8.000 pro Monat. Vor Buchhaltung-Auto: 22 Stunden pro Buchhalterin und Woche für Beleg-Eingabe, was rund 1.760 € Personal-Kosten pro Woche entspricht. Nach Buchhaltung-Auto (im Rechenbeispiel nach der Einführung): 5-7 Stunden pro Woche pro Buchhalterin. Differenz: rund 1.200 € pro Woche × 4 Wochen = 4.800 € pro Monat. Kosten Buchhaltung-Auto: ab 699 €/Mo + Setup 3.500-8.500 € einmal. Bleiben rund 3.300 € netto pro Monat, das Setup ist nach 1 bis 3 Monaten wieder eingespielt.

Abschnitt 08

DATEV-Push: was passieren kann

Der Push in DATEV ist die kritischste Stelle. Drei Fehler-Pattern: (a) Doppel-Buchungen, wenn der Mensch eine Buchung schon manuell erfasst hat und Buchhaltung-Auto sie nicht erkennt. Lösung: DATEV-Belegnummer als Eindeutigkeits-Anker, Buchhaltung-Auto prüft Existenz vor Push. (b) Konten-Mapping-Fehler bei Konten-Kontoänderung in DATEV (Mandant ändert Kontenrahmen) — Buchhaltung-Auto muss die Änderung mit-bekommen. Lösung: monatliche Konten-Sync. (c) USt-Schlüssel-Fehler bei Auslands-Geschäften. Lösung: Auslands-Belege werden niemals auto-gebucht, immer zur Bestätigung.

Abschnitt 09

Setup-Kosten und Aufwand

Setup-Zeit 3-5 Tage. Setup-Kosten laut Modulkatalog 3.500–8.500 €, monatlich ab 699 € (Mid 1.399 €). Bei Customers mit komplexem Kontenrahmen oder Multi-Mandanten-Setup kann der Setup-Aufwand auf 8-12 Tage steigen, dann liegt das Setup im oberen Teil der Spanne. Das Pricing ist transparent — wir schätzen vor Vertragsabschluss ab, ob Standard oder Erweiterung.

Abschnitt 10

Wann Buchhaltung-Auto nicht passt

Drei Konstellationen: (1) Sehr kleine KMU mit unter 100 Belegen pro Monat — Fixkosten amortisieren nicht. (2) Customer mit ausschließlich Auslands-Rechnungen — OCR-Erkennung zu schlecht. (3) Hochregulierte Branchen mit zusätzlichen Beleg-Anforderungen (z.B. medizinische Belege mit GKV-Kennung) — der Standardumfang von Buchhaltung-Auto reicht nicht, Custom-Erweiterung nötig.